M-Files řešení pro efektivní správu dokumentů

M-Files Rádi bychom vám stručně představili software finského výrobce M-Files, který poskytuje výkonné, a přitom jednoduše ovladatelné řešení pro správu vašich dokumentů.


Vaše dokumenty budou:

  • bezpečně uložené
  • snadno dohledatelné
  • v aktuální verzi s historií změn

Dokumenty standardně přicházejí poštou, emailem nebo se vám prostě objeví na stole. Můžete je zpracovat s minimem energie a času. Papírové dokumenty mohou být do M-Files odeslány přímo ze skeneru. Ve vašich kancelářských aplikacích (Word, Excel, Outlook) se po instalaci M-Files objeví vestavěné menu pro ukládání a čtení souborů přímo z M-Files.

Základní vlastnosti M-Files

M-Files umožňují off-line i on-line práci s úložištěm dat. V off-line režimu je možno s dokumenty pracovat a následně provést synchronizaci. Webový přístup (web access) umožňuje uživatelům pracovat s dokumenty dle jejich přístupových práv. Jedná se o vynikající podporu týmové spolupráce. Je tak možné sdílet projektové dokumenty s interním i externím týmem a zcela upustit od e-mailové smrště a výměny desítek verzí dokumentů. Oba týmy pracují s jediným dokumentem a všichni mají jistotu, že pracují se správnou verzí dokumentu.

Jednoduchost a rychlost

  • Extrémně rychlé vyhledávání
  • Základní principy ovládání jsou jasné za několik minut ovládání systému
  • Snadná administrace systému

Flexibilita a přizpůsobitelnost

  • Vlastní i společné pohledy na data
  • Přizpůsobení struktury metadat přímo pro vaše potřeby
  • Synchronizace s Active Directory
  • Nastavitelný jazyk uživatelského prostředí, včetně češtiny
  • Provoz on-premises (vlastní server), v cloudu, případně jako hybridní řešení

Integrace se stávajícími systémy

  • Integrace M-Files s vašimi stávajícími systémy (CRM, ERP)
  • Ukládání dokumentů z průzkumníka Microsoft Windows přímo do M-Files
  • Integrace Microsoft Office a AutoCAD (včetně podpory XREF)
  • Ukládání e-mailů z Outlooku do M-Files dle nastavených pravidel
  • Plná spolupráce s tiskovým řešením MyQ

Bezpečnost a spolupráce

Přijít o důležité dokumenty je vždy nepříjemné. Stejně tak, když se dostanou do nepovolaných rukou. S M-Files budete mít uloženy na jednom bezpečném a zálohovaném místě ve formě, která je v případě odcizení nepoužitelná. Jednoduše nastavitelný systém práv vám zajistí, aby se k informacím dostali jen ti, kteří by měli.

  • Ochrana před smazáním dokumentu
  • Propracovaný systém uživatelských práv
  • Podpora týmové spolupráce včetně spolupráce s externími týmy mimo kancelář
  • Automatické informace o změnách klíčových dokumentů
  • Možnost elektronického podepisování dokumentů

Správa verzí a sledování historie

  • Automatické spravování verzí dokumentů. Jistota práce se správnou verzí
  • Možnost sledování změn v dokumentu (kdo, kdy, co), případně obnovy verze dokumentu

Mobilita a off-line režim

  • Možnost práce v off-line režimu, včetně možnosti vyčlenění souboru pro úpravy
  • Web rozhraní s podporou dalších platforem (nejen Microsoft Windows)
  • Publikování dokumentů svým zákazníkům či partnerům na Internetu
  • Přístup pro tablety či chytré telefony

Workflow a automatizace

  • Automatizace procesů – Workflow – například automatizace procesu schvalování přijatých faktur
  • Automatické pojmenovávání a číslování dokumentů
  • Agenda úkolů nad dokumenty i bez nich
  • Automatická e-mailová upozornění na definované události (vytvoření dokumentu, změna dokumentu…)

Skenování a OCR

  • Skenování papírových dokumentů přímo do M-Files
  • Využití fulltextového vyhledávání v textu naskenovaných dokumentů za pomocí funkce OCR – rozpoznávání textu, automatické vytěžování skenovaných dokumentů (doplňkový modul).

Spolehlivost a profesionalita

Se zavedením M-Files zvýšíte svoji produktivitu, kvalitu spravovaných souborů a bezpečnost přístupu k informacím. Využitím tohoto robustního profesionálního řešení se můžete připojit k více než 160 000 spokojeným uživatelům M-Files v 90 zemích světa.

Se systémem vás podrobně seznámíme a pomůžeme uvést ho do života. Budeme nablízku v případě, že budete potřebovat pomoc nebo radu. Kontaktujte nás. Navštívíme vás a ukážeme vám, jak to funguje v praxi.

 

Mám zájem o tuto službu Zaslat dotaz

autorizovaný dealer/servis

Tento web používá k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Používáním tohoto webu s tím souhlasíte. Další informace